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メールの洪水が売上を低迷させる!? その2

先週に引き続き、営業のむらきです。ビアガーデンの時期ですね。
「できるだけイケメンスタッフを集めたビアガーデン」なんてものあるみたいです。非常に興味深いです。
【参考】美しくなるビアガーデン@松屋銀座

さて、前回は「店舗でのメールの洪水」についてご紹介しましたが
見事メールの洪水を解決し売上を伸ばした企業の秘密を2つ!ご紹介します!

1. 情報の“管制塔”を設置!

メールだと自由な内容を自由なタイミングで送信できてしまいます。また、1つのメールアドレスを複数人で利用するため、他のスタッフが見て既読となったメールは読まなくてもいいか。と判断してまい情報を見逃してしまう事も小売業ならではの課題です。結果としてメールの量や質を整理できずメールの洪水が起こってしまいます。

そこでとある企業で行ったのが「管制塔」の設置!全ての部署の出すお知らせを1人(あるいは1部署)に集め、チェックしてから配信する制度を設けます。チェックする人は全てのお知らせを削除、修正ができ、情報の漏れているお知らせや分かりづらいお知らせを修正して配信します。

管制塔を設置することで、「店舗には分かりやすい」、かつ「必要な情報」だけが配信されるようになります。また、お知らせを配信する人は闇雲に配信するのではなく、「本当にこの時に、店舗に必要な情報だろうか」という事を考えるよう、意識が変化してきたというお声も頂いております。

わざわざ内容をチェックし直す事は手間ではありますが、本部の1人が頑張る事で、何十人・何百人の店長の情報整理の時間を減らせるのです。

★Shopらんだとこう実現できます

■承認者機能■
店舗へのお知らせを登録すると、そのまま店舗に表示されるのではなく、承認者の元へ飛ばされます。
承認者は内容をチェックし、承認が下りると公開日に店舗へ表示されます。

お知らせ作成画面
お知らせ作成画面
お知らせ承認画面
お知らせ承認画面
2. お知らせ内容によって配信時間を決める!

個々人が自分のタイミングで指示連絡を出してしまうと、結果としてお店は「いつメールが来るのか…」とちょこちょことPCを見る癖がついてしまっています。

そこで行ったのが配信時間によって情報を区切る仕組み。
・朝8時は商品のお知らせ
・夕方5時は総務のお知らせ
を配信する、というルールを決めます。

店舗は毎日決まった時間に2回だけPCを開けばよい、と徹底させる事が出来ます。

ただ、本部の方が皆揃って朝8時にPCの前にいて、一斉にメール送信する、というのは到底不可能です。Shopらんだと予約配信、時間指定配信が可能なのでこういったルールの徹底も手間を掛けずに行う事が出来ます。

また、ルールを決めたとしても全員に徹底させるのは難しいもの。「忘れていたから、こっそり出しちゃえ」を許してしまっていたらいつまでもメールの洪水は解決できません。メール機能だけだと制御は難しいですが、システムを使ってある程度制限してしまうことで、ルールを徹底させることが出来ます。

★Shopらんだとこう実現できます

■予約配信■
前日の○時までに登録しないと翌日公開されません!という制限を設定できます。
また、お知らせを店舗に公開する時間も設定する事ができます。

■当日公開の時間制限■
上記予約配信の機能がついているシステムは多いですが、Shopらんでは当日配信する情報も時間で制限できます。例えば、「今日の○時までに登録すれば今日中に店舗に公開できます」と本部がお知らせを登録できる時間に期限を設けます。それによって「いいや、出しちゃえ」を無くすことが出来ます。

お知らせ配信設定画面
お知らせ配信設定画面
この設定の場合、本部の人は当日8:00までにお知らせを登録すれば10:00に店舗に配信されます。
8:00以降に登録した場合、明日の公開になります。

上記のような取り組みを行った結果・・・

 ・週に250通のメール  →100通以下に!
 ・作業の実施率3割   →8割超え!
 ・期限遵守の返信は2割 →ほぼ100%!

という変化が出ました!

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売上等の基幹情報に比べ、コミュニケーションは蔑ろにされがちです。しかし、メールの洪水を無くし、本部と店舗がガッチリ繋がる事で、結果として売上を伸ばす事や顧客満足度に繋がるのです。

皆様も、メールの洪水から抜け出して、よりスムーズなコミュニケーションを実現しませんか?