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メールを数字で見る!② Shopらんの活用で”無駄”なメールをなくそう!

こんにちは、Shopらんの kaz です。
前回は、メールに費やす時間が意外と多く、多くの販売機会を逃しているかも!?
という事に付いて、お話しさせて頂きました。
あくまで統計上のデータを使った仮設ですが、その数字には驚きました。

ですので今回は、その販売機会を確保する為、
「どうやってメールに費やす時間を減らすか?」について考えてみたいと思います。

メールに費やす時間とは、

 ① メールの件数
 ② メールを見る(確認する)回数
 ③ メールを処理(作成/返信)する時間

が要因になると考えられます。

例えば、単純にメールを減らすルールを作り、今までの半分にする!と言うだけでは、
今まで2通のメールだったものを、無理やり1通につなげて送る等、本末転倒になりかねません。

件数を減らす為の1つには、当たり前の事ですが「不要なメールを発信しない事」があります。
送信者側は当然メールを送る時に、あえて不要なメールを送ろうとはしていません。

しかし「メールを受け取り、失敗を見つけたことがあるか?」の質問では、

20150909ブログ_2

上円グラフのような結果が出ており、あると回答された方が、約 8割になります。
これは、「送信時に失敗したことがあるか?」の約 5割よりも多く、
自分の失敗より、相手の失敗が良く目に付くという事が分かります。

また「失敗を指摘されたことがあるか?」では、指摘された人が 4割で、
受け取ったメールの失敗の半分は、そのまま流されている事が分かります。

では、失敗の内容(複数回答あり)を抜粋し見てみると…

20150909ブログ_棒グラフ

上記の通りさまざまな原因がありますが、ケアレスミスが多くを占めています。
これらを防ぐ(改善する)には個人に頼る部分が多く、ゼロにするのは困難です…

しかし、メールの代わりに Shopらんを使う事で、ある程度ミスを防ぐことが出来るんです!
一部の機能を抜粋して、上記内容に関してかかわりのあるものを複数ピックアップしました。

■雛形の利用

指示/通達を発信する際、メールであれば本文にフリーワードで記載し、任意のファイルを添付し、配信していると思います。
しかし、通達の種類ごとに、雛形があれば、タイトル/期日/詳細/添付ファイル等…
フリーフォーマットの本文と違い、明示的に入力欄を設ける事で、各項目に必須チェックや、文字数チェック/最大最小値チェック等を設定し、ケアレスミスを減らすことが出来ます。

更に!!

雛形を利用することで、担当者が変わっても、ほぼ同じ状態(体裁)で配信されます。
そうすることで、受信側は見慣れたフォーマットで読み取りも早くなり、一石二鳥!と言うわけです。

■承認者の設定

雛形を利用して、機械的にミスをチェックすることが出来ても、文章の内容などに関しては、人がチェックするしかありません。 その場合は、作成後すぐに発信とはならずに、配信前のチェックに「承認者」を置くことも可能です。
これで内容を確認し、不備がある場合や不十分な場合は差し戻す等、無駄な情報を発信する前に、未然に防ぐことが出来ます。

更に!!

複数部署から発信される情報を統合して発信する事で、受信者側の負担を減らせます。 キャンペーン時の連絡は、複数の部署からバラバラと店舗へ配信されることもシバシバ… また、承認者を設置することで、発信する側の意識も上がり内容の精度も上がります。 ちゃんと見られているという事が、送信前の内容チェックなどの意識を上げる様です。

■配信先のグルーピング

メールで言うところの、共有メーリングリストと同様なグルーピング機能があります。
個別に配信先を選択する事も出来ますが、このグループは、良く配信する配信先をグループとして登録する事で、例えば、良くあるエリアグループで、関東エリア/関西エリア等の設定の他、種別として、直営店/FC店や路面店/SC店/アウトレット店、その他、大型店/駅中店/駐車場完備…等々のグループを作成し、配信の際は、関西エリアの直営店のみへの発信等、送信者が個別に配信先を選択し、選択が容易になる他、間違った配信を防ぐことも出来ます。

更に!!

グループ設定の無い、例外の配信先を指定する場合もありますが、良くあるのは、配信前にエクセルでフィルタをかけて、配信先を限定する…と言った作業をされる事があると思いますが、その時に、データ列として店舗コードがあれば、その店舗コード列を範囲選択してコピーし、そのまま、Shopらんにペーストするだけで、複数の配信先を一度で設定することも可能です。
転記(選択)ミスを防ぐことが出来ます。
この機能があれば、今まで間違わない様に送ろうと、配信先に全店を指定し、関係の無い所に無駄な情報が届く…という事も無くなります。

“無駄な”メールを減らすことで、メールにかかわる時間を減らすことが出来れば、
その分機会ロスしていた分の、売り上げが上がるかもしれませんね。