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良いシステムを導入しても効果が出ない理由とは?

こんにちは!
Shopらんの Kaz です。

今回は、グループウェアに付いて考えてみたいと思います。

会社の規模/業種問わず、全社または事業部などでグループウェアを導入し、
日々の業務をこなしている方も多いと思われます。

電話/FAXから、メールで日々の業務をこなすようになってから、かれこれ二十数年…
当初は画期的で、ずいぶんと業務効率も上がったと思います。
現に今もメールは自由度の高さから、一番利用されている手段となっています。
しかし、便利になったから故なのか、情報が多くなりメールでは整理が出来ない状況も…
そんな困っていた時に登場したのが、グループウェアです。

では、現在、グループウェアを利用している方の意識はどうなのでしょうか?

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なんと、56.1% と過半数が現在のシステム/サービスに不満を持っているのがわかります。
いったい、何に不満を抱えているのでしょうか?

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などと、様々な不満があるようです。
では、そのような不満を抱えつつ、何故使い続けているのでしょうか?

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と、この様な理由があるようです。
不満が出てくるのは、どうもグループウェアの選定方法に問題があるのではないでしょうか?

「誰が、何を目的に利用するのか?」

☆誰が?
本部、店舗? 役員、社員、パート、アルバイト? …

☆目的は?
情報発信、業務指示? スケジュール管理?
相互コミュニケーション? 文書管理、ワークフロー? …

上記がずれていると、どんな良いシステム/サービスを導入しても効果が出ないのは当たり前です。

多くのグループウェアは様々なお客様に対応できるよう汎用的にできており、業種に特化していないものです。多店舗展開のお客様でよく「本部内は今のグループウェアで事足りていても本部店舗間についてはかゆいところに手が届かない」という話を耳にします。

使う人やその利用目的によっては通常のグループウェアでは解決しないこともあるということです。
きちんと目的に合わせてシステムを選定することが、満足の行く効果を得る秘訣と考えます。

多店舗展開をしていく上で、システムを使う目的は何なのか、誰が使うのか改めて整理してみてはいかがでしょうか。

(データ出展:TechTargetジャパン)