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引継ぎ漏れは◯◯で解決♪

cherry-blossom

4月になりました。お久しぶりです、ホリイです。
春といえば、進学や就職など新たなステージに入る方も多いと思います。
会社で言うと、新入社員の入社や組織変更・人事異動など…
自分の立ち位置が変わる季節です。

組織が変わる際に必ず発生するのが「引継ぎ」。
成長過程の企業ほど引継ぎの仕組み化がされておらず、属人的かつマンパワー的な仕事になりがちです。小売業界ではありませんが、ホリイの前職もまさにそんな感じでした。

・あれ?この連絡って店舗にもうしているっけ?
・●●店長からの返信…前任の本部担当が私信メールでやり取りしていて追えない!
・昨年の今頃、どういう連絡をしていたんだろう。
・前の担当の人、店舗に作業依頼するときどうしていたんだろう。
・本部の人が異動してしまって、相談や報告を誰にして良いのかわからない!

いかがでしょう?
本部内でしっかりと引継ぎができたとしても、わからなくなってしまうことはありそうですよね。
店舗からすると本部の状況はなかなか見えづらく、いつもやり取りしていた本部の人が異動などでいなくなってしまうと、一気にわからないことが増えてしまいがちではないでしょうか。

そんな状況を解決するために、「引継ぎチェックリスト作成」や「引継ぎ先をお互いに確認しておく」など色々な方法があります。
しかし、これでは不十分なところも…
業務は引継げても「過去にどうやっていたか」といったノウハウ的なところまではうまく伝わらない!なんてこともありますよね。

では、どうするか…。
ずばり、「業務引継ぎは“仕組み”で解決する!」ことです。
仕組み=『Shopらん』を使って解決してみましょう!

「あれ、この連絡って店舗にもうしているっけ?」
「●●店長からの返信…前任の本部担当が私信メールでやり取りしていて追えない!」
■□ Answer □■
過去に前任の担当者が配信したお知らせ(店舗への連絡)を確認できます!
公開日、配信先や発信者など様々な条件で検索が可能です。
また、メールではなく指示連絡をShopらんで行うよう徹底することで、ブラックボックス的な業務を減らすことができます。

「昨年の今頃どういう連絡していたんだろう」
■□ Answer □■
本部から店舗に出した指示は全て、商売カレンダーで確認することができます。 前年の予定も確認できるので、前年の同じキャンペーンはどのようなスケジュールで動いていたかなどの振り返りにも役立てられます。

「前の担当の人、店舗にどういうふうに作業依頼していたんだろう。」
■□ Answer □■
指示の種類は多岐に渡ると思いますが、業務の種類によって雛型を用意することで、雛型にそって必要事項を記入することができます。 これにより、担当が変更になっても同じ体裁で店舗に指示連絡を行えます。
VMD変更指示の雛型、在庫チェック依頼の雛型、売価変更指示の雛型など…

「本部の人が異動してから、誰に備品や機器故障の相談や報告をして良いのかわからない!」
■□ Answer □■
Shopらんの「業務アプリ」という機能で店舗から本部に発信します。
クレーム報告のボタン、備品購入申請のボタンなど、業務ごとにわけて作ることができ、宛先や入力フォーマットも出来上がった状態で表示されるので、
本部の体制が変わっても、店舗側が送り先やフォーマットなどで悩んだり、確認する手間はありません。

Shopらんは「お店のスタッフが接客業務に専念できる環境をつくる」ことをモットーとしています。
引継ぎにかぎらず、店舗や本部の方が間接業務に追われないためにも、業務の仕組み化を検討してみてはいかがでしょうか?
是非、Shopらんでお手伝いさせて頂ければと思います!