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【連載 第2回】本部⇔店舗間の『情報共有』の“理想形”とは?~本部内での情報共有~

⇒前回本部からの発信ー情報の流し方ー

こんにちは、髙橋です。先月から引き続き、本部⇔店舗間の『情報共有』の“理想形”というテーマでお送りしてまいります。
第1回『本部からの発信』では、情報の受け手側である「店舗」の作業徹底度をあげるためのポイントについてお話ししました。
大切なのは、本部からの【通達(案内)】を[①わかり易い内容]で[②件数を少なくする]こと。
コツは[a.関連する情報はまとめ]、 [b.タイミングに配慮する]ことです。
今回は、これを実現するために重要となる『本部内での共有』について、前回の内容をおさらいしながらお話ししていきます。

チェーンストア本部⇔店舗 情報共有の全体像
チェーンストア本部⇔店舗 情報共有の全体像

a.関連する情報はまとめる

前回“夏場に向けて販売増が期待される『アイスクリーム』の【通達(案内)】”の例でご紹介したのが、下図のように4部署からバラバラに発信される5件の通達を1件にまとめる方法です。

関連する情報はまとめて、わかりやすい指示
各部署からの資料計5枚の内容を3ページにまとめ、通達を1件に

b.タイミングを考慮する 

月曜~日曜の一週間をマネジメントサイクルとしているチェーンストアを想定して、以下のポイントについてもお話ししました。

発信タイミングのポイント
・「本部」からの発信曜日を決める( 緊急情報は除く)
・店舗でのシフト調整等の段取りを考慮して、遅くとも前週までには発信する
・週毎の発信件数は、極力平準化を図る

 ★店舗への発信は、早すぎず、遅すぎず。
  忘れないうちに実施でき、計画・準備が間に合うタイミングがベスト。

実際に、本部からの【通達(案内)】を「まとめて」「タイミングを考慮」して発信するためには、発信情報のコントロールが必要であり、本部部署間の情報共有/連携がカギとなります。

ここで今回の本題『本部内での共有』に入っていきましょう。

本部内での共有
①『情報発信担当』の選任

まずは、事務局となって本部からの発信をコントロールする『情報発信担当』が必要になります。
主な役割は下記の通りです。「わかり易い内容」を「必要なタイミング」で「件数を少なく」発信するために、
【通達(案内)】の内容を把握し、部署間の調整を図ることがミッションとなります。

<主な役割>
 ●部署間の連携調整
  a.発信内容の確認
   ・関連情報のパッケージ化
  b.発信件数/時期の調整
   ・週別発信件数の平準化
 ●発信ルールの整備と徹底
   ・発信フォーマットの共通化
   ・各部発信担当者の教育
   ・発信件数の集計/分析
⇒「情報発信会議」の運営

具体的な体制としては、チェーンの組織や規模、発信件数のボリュームなどにもよりますが、メンバーは2~3名で、
以下2点を考慮した人選が重要です。

 ・店舗業務を理解している(【通達(案内)】内容から実際の作業をイメージできる)
 ・管理職(マネージャー/課長クラス)1名を含める

となると、店舗を管轄する「営業部」関係メンバーが最適です。

②『情報発信会議』の実施

情報発信会議とは、発信を予定している各部署担当者に集合してもらい、 『情報発信担当』がリードしながら、
該当週の【通達(案内)】内容確認や、発信件数/時期の調整を行う会議です。チェーン本部の情報発信タイミングや頻度にもよりますが、マネジメントサイクルが週単位であれば基本的には毎週定例で開催します。

例 情報発信会議/通達発信日:毎週火曜
毎週火曜日の情報発信会議で、発信の内容を検討/確認を行います。
例えば、C週に発信する内容は以下のようにA~B週の情報発信会議で検討/確認を行い、C週で発信された後店鋪で確認され、
D週で店鋪が実施するという流れです。

<本部>
 A週:C週発信予定の【通達(案内)】事前確認
    内容を確認、関連する通達をまとめ (パッケージ化)、発信タイミングを調整
 B週:C週発信予定の【通達(案内)】最終確認
    C週発信予定の内容を調整/修正を確認し、次週発信として確定する
<店舗>
 C週:通達確認
    配信された【通達(案内)】を確認し、実施に向けて事前準備を進める
 D週:実施/徹底
   【通達(案内)】内容を確実に実施/徹底する

⇒ この流れを繰り返して、本部からの【通達(案内)】をコントロールします。

「店舗にうまく情報が伝わらず、徹底ができていない」という課題は、いろいろなところで耳にします。
これは、仕組み(システム)だけの問題ではありません。
本部からの【通達(案内)】を店舗で確実に実施/徹底してもらうためには、発信情報のコントロールが重要であり、
今回お話ししたような体制やルールの確立が必要となります。

今日のまとめ

店舗への通達を [①わかり易い内容]で[②件数を少なくする]ことで作業の徹底度が上がる!

必要なのは発信情報のコントロール。
その実現のカギとなる『本部内の情報共有』“2つのコツ”は…

 その1:「情報発信担当」の選任
通達を [①わかり易い内容]で[②件数を少なくする]ために【通達(案内)】内容を整理し、部署間の調整を図る

 その2:「情報発信会議」の実施
マネジメントサイクルにあわせた週次の定例会議で【通達(案内)】内容を確認し、発信件数/時期を調整する

来月は(3)『SVの役割』についてお話しします。
お楽しみに!