店舗例5:マニュアルなど探す無駄な時間を省く

Shopらんを使えば業務改革がすぐに実施できます

マニュアルなど探す無駄な時間を省く。

カタログ、申請書など店舗が利用するファイルを、種別で分類・整理し、直営店だけ、特定店舗だけに公開制限して管理することができます。登録されたファイルは検索を使えばファイルの中身も検索することができるので探す手間を削減します。

ナゼ課題なのか

新商品のカタログや取扱いマニュアル、各種申請書など店舗が利用する書類はバインダに保存していたり、社内システムに登録していたりします。しかし、いざ商品マニュアルを調べようとしたらどこにあるかわからなくて時間がかかったり、見つけられなかったり、やっとみつけた情報が古かったり、と情報を探すのに無駄な時間に多く費やしています。かといってオフィスワーカーではないので大規模で複雑なファイル管理システムは必要ありませんよね?

Shopらんを使った業務イメージ

店舗トップページから「書庫」メニューをクリックすると、本部から自店向けに公開されている各種ファイルを確認することができます。ファイルはマニュアル、社内規定、申請書といったカテゴリに分類されツリー状に表示されているので、探したいファイルを簡単に見つけることができます。


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書庫のファイルは本部にて管理されるため、本部が常に最新の情報を登録・整理することで、店舗が間違って古い情報を確認してしまうことがないように制御することができます。またファイルを公開する店舗をきめ細かく設定することもできます。直営店のみ、特定エリアのみ、特定の店舗のみといった公開設定を行うことができます。パワフルな検索機能を利用すれば、ファイルの分類、発信部署、ファイルに記載されている内容で検索することができ、欲しい情報を見つける時間を大幅に短縮することができます。


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ポイント

ファイルの公開先をきめ細かく設定できるので店舗は自店に関する最新のファイルだけを閲覧することができる

ファイルが分類毎に整理されているため欲しい情報をすばやく見つけることができる

Shopらんで管理する書庫一覧活用イメージ

商品マニュアル、接客マニュアル、申請書類、売上情報など分類毎にファイルが整理されているので、すばやく欲しい情報を探すことができます。

ファイルを一つずつ開かなくてもチェックを入れて印刷ボタンをクリックすればまとめて印刷することができます。


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書庫検索の活用イメージ

商品名を入れて検索すればファイルの中身もパワフルに検索して欲しい情報を見つけることができます。


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ブックマークの活用イメージ

月初、月末などによく利用するファイルはブックマークしておくとワンクリックで確認できます!


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お客様の声

店舗からは、自店に関係する最新のファイルのみが公開されているので探すのがとても楽になりました!