銀座コージーコーナー様

cozy_header

本部・店舗双方が業務効率化と時間短縮を実現

img_cases_cozycorner_logo

株式会社銀座コージーコーナー様

導入企業プロフィール
企業名:株式会社銀座コージーコーナー
設立年:1955年(創業 1948年)
事業内容:
洋菓子の製造・販売、およびレストラン・喫茶店の運営事業を展開。社名”コージーコーナー”の由来は”憩いの場所”。首都圏を中心に全国約450の店舗網を持ち、安心でおいしいスイーツを通して笑顔を広げる様々な取り組みを行っている。2008年からロッテグループ傘下。
導入概要
稼働時期:2013年10月
利用店舗数:200店舗(直営店全店)※2015年5月時点
cozy_img1
本部・店舗間のコミュニケーションツールに『Shop らん』を採用

首都圏を中心に全国約450 店舗のスイーツショップを運営する銀座コージーコーナー。フレッシュケーキ、焼菓子、チョコレートなど常時約150 種類のスイーツが店頭に並び、自家用はもとより、贈答品の定番としても広く支持されている。

駅前やショッピングセンターなどのテイクアウト販売専門店から、旬のデザートメニューを提供する喫茶スペース併設店、本格メニューやアルコールを提供するレストランタイプの大型店まで、顧客ニーズに合わせた多様な形態の店舗を展開しているのも同社の特長だ。その銀座コージーコーナーでは、本部と店舗、および店舗間のコミュニケーションツールとしてドリーム・アーツの『Shop らん』を導入している。

同社が抱えていた課題と導入の経緯、導入後の効果について、銀座コージーコーナー 営業本部 営業管理課 高橋修氏、エリアマネジャー松井昌次氏、店舗運営担当 今江さつき氏、管理本部 情報システム室上林克己氏、銀座1 丁目本店 店長 武田正紀氏に話を聞いた。

年1720 件という大量の連絡事項での“抜け・漏れ”が大きな課題に
営業本部 営業管理課マネージャー
高橋 修氏

2013 年4月、銀座コージーコーナーは業務の効率化とスピードアップを目的に「店舗システムプロジェクト」を立ち上げた。店舗で利用しているPOS レジ、グループウェアをはじめ、実績データを分析・可視化する仕組みの導入を検討するなど、情報システムを全面的に見直そうというプロジェクトだ。そのプロジェクトの中でも、特に緊急性の高い課題として解決が急がれていたのが、本部・店舗間のコミュニケーションだった。

同社では、新規客やリピート客の獲得のためにフェアやイベントを定期的に開催しており、本部・店舗間で頻繁に情報がやりとりされている。その件数は年間平均でざっと1720 件、1 日あたり約4.7 件にのぼる。これら大量の連絡事項はグループウェアを利用して伝達されていたが、「ここに大きな課題があった」とサブリーダーとしてプロジェクトを牽引する立場にあった高橋修氏はいう。

「当社はこれまで、本部・店舗間の連絡にグループウェアを利用してきました。しかしこのグループウェアは、情報が整理されないまま流れていくだけの状態であり、店舗でいつまでにやるべきことなのかを把握できず、“ 抜け・漏れ”がたびたび発生するリスクがありました」(高橋氏)これは情報を発信する本部の各部門、情報を受け取る店舗の双方において、共通の課題として認識されていた。

そこでプロジェクトではまず、本部側が情報を整理してから発信するという仕組みを検討したという。だが既存のグループウェアでは実現が難しいとわかり、新たなツールを導入することになった。その候補として挙がったのが、ドリーム・アーツの『Shopらん』だ。前職で『Shop らん』をよく知っていたサブリーダーの高橋氏が店舗システムプロジェクトのメンバーに『Shop らん』を紹介。検討の結果、本部と店舗の業務効率化を同時に実現できるという判断のもと、導入を決定した。

「発信担当者会議」でルールを決め『Shop らん』の運用がさらに円滑に
エリアマネージャー
松井 昌次氏

『Shop らん』の導入が決定してから数カ月後の2013 年9 月には、テスト運用が開始された。その間のシステム構築期間中に同時並行で始まったのが「発信担当者会議」だ。これは、『Shop らん』を円滑に運用するために、本部各部門の担当者を集めて情報発信のルールを決めるという会議。店舗システムプロジェクトに営業部門代表メンバーとして参画した松井昌次氏が主宰した。

「発信担当者会議は、例えばタイトルの付け方、本文には実施日や回答期限などの事項を明記するといったひな形の作成をはじめ、さまざまな情報発信のルールを決める場として設けました。プロジェクトの独断でルールを決めてしまうよりも、各担当者が意見を持ち込んで話し合ったほうがルールを周知徹底する効果が高いと考え、月1 回の頻度で会議を開催しました。ルールを決めるだけでなく、コミュニケーション機能を充実させるための意見交換の場としても活用しました」(松井氏)このように情報発信者会議でルールをブラッシュアップしていったことにより、懸案だった業務連絡の件数は年間平均1550 件、1 日あたり約4.3 件に減少したという。

「件数はまだまだ減らさなければいけないとは思っていますが、『Shop らん』では情報を発信する前に承認機能を使っています。これは課長以上を承認者として設定しておき、担当者の上長が承認しなければ情報を発信できないという仕組みになっています。上長には無駄な情報を発信しないように整理をお願いしています」(松井氏)情報発信の担当者を巻き込んだことが奏功し、『Shop らん』は現場に抵抗されずに受け入れられた。「新しいシステムを導入する際には反対から始まるものです。私がシステムプロジェクトのメンバーとして参画したのは今回で2 回目ですが、1 回目の別のシステム導入のときは否定的な意見や反感が多く寄せられました。ところが『Shop らん』については、導入から1 年半経った今、使いにくいという話が現場からまったく出てきません」(松井氏)

本部の集計作業時間が劇的に短縮!店舗の“抜け・漏れも一掃へ
店舗運営担当 主査
今江 さつき氏

『Shop らん』の本番稼働は2013 年10 月。銀座コージーコーナーの直営店全店( 約200店舗)に導入された。『Shopらん』の導入後はさまざまな導入効果が得られている。店舗への業務連絡など本部側の情報発信業務を担当する今江さつき氏は、業務効率が格段に向上したと話す。

「情報を発信する本部側で最も大きな導入効果は、集計作業がとても楽になったことです。店舗に回答を求めるような業務の場合、これまでのグループウェアでは店舗への連絡にExcel ファイルを添付し、回答後にそのファイルをメールで返信してもらっていました。集計作業は全店から回収したファイルを一つずつ開いてコピー&ペーストを繰り返し、未提出の店舗を探して返信を催促するのも手作業で行わなくてはいけないことは、本部にとって大きな負担でした。それが『Shopらん』では、店舗へExcel ファイルを送る必要がなく、アンケート機能を使って回答してもらうだけでExcelファイルに変換されて出てきます。未提出の店舗も一目でわかります。こうした作業効率の向上により、集計作業にかかっていた時間を他の業務に振り分けることが可能になりました」(今江氏)また店舗により的確な指示を出せるようになったことも、導入効果の一つに挙げられる。「『Shop らん』では業務連絡の中に複数の画像データを貼り付けて送ることができます。例えばキャンペーンのPOPを店頭のここに掲示し、商品はこのように陳列しなさいという指示を出しやすくなりました」(今江氏)

銀座1丁目本店 店長
武田 正紀氏

一方、情報を受け取る店舗側も『Shop らん』によって業務効率は確実に向上している。銀座1丁目本店 店長 武田正紀氏は、店舗側で処理しなければならない事務作業が効率化されたことを喜ぶ。「これまでのグループウェアは、本部からの業務連絡が乱立して表示されるような状態でした。実施日や回答期限が前後していても、本部が発信した順番に表示されるからです。そのため早く発信された情報が流れてしまい、“抜け・漏れ”のリスクも心配されました。それに対し、『Shop らん』では期限がいつなのか確認できるとともに、期限が近づいた業務を教えてくれます。これによって業務の“抜け・漏れ”のリスクがなくなったことが店舗にとっての最大の効果です。やるべき業務を営業時間内で計画的に実施できるようになったため、閉店後に残業して事務作業を処理するといったこともなくなりました」(武田氏)

また、店舗間でスタッフのヘルプ依頼をしたり、欠品商品や余剰商品を融通し合ったりするための「店間移動」の業務アプリが店舗向けに用意されているのも便利だという。「例えば、まとめ買いで不足気味になった商品を移動してくれる店舗を探すには、これまでは営業時間の合間を見て他店舗に電話連絡をする必要がありました。いまは『Shop らん』の店間移動という業務アプリを使用します。ここには依頼内容やコメントが時系列で表示されており、SNS 感覚で他店舗とのコミュニケーションが図れます」(武田氏)そして何よりも武田氏が感心したのは、『Shop らん』の使い勝手の良さだ。「『Shop らん』の画面はとても見やすく、使い方も非常に簡単です。導入時に店舗で簡単な説明は受けましたが、特に使い方のトレーニングを受けることもありませんでした。店舗スタッフも特に使い方を教わらなくても、手探りで操作していくだけで使いこなしています」(武田氏)

集計機能利用イメージ
syukeiimage
スマホ/タブレットにより移動時間を有効活用

さらに大きな導入効果を実感しているのが、複数店舗のマネジメントを担当するエリアマネジャーだ。店舗システムプロジェクトのメンバーでもある松井氏は、16 店舗を担当するエリアマネジャーの立場からも『Shop らん』を高く評価する。「エリアマネジャーは、本部から一括発信される業務連絡を各店舗の状況に合わせ、さらに詳しい指示を出しています。基本的には『Shop らん』で情報を流し、必要があれば回答を求めます。また会社支給のスマートフォンを利用して業務連絡の内容を見たり、タブレットを使用して入力作業を行ったりできるので、移動時間を有効に活用できるようになりました」(松井氏)

『Shop らん』の豊富な機能のうち、松井氏が特に便利だと感じているのが、画像を一覧表示できる機能だ。「銀座コージーコーナーではクリスマスやバレンタインデーなどのイベント時に、店内をどのように装飾しているか、特設売場をどのように展開しているかといった施策を写真撮影し、その画像を確認できるようにしています。『Shop らん』では店舗ごとの店内写真を一度に閲覧できるので、エリアマネジャーは現地に足を運ばなくても陳列の様子や使用している販促物を確認し、問題があれば修正を指示したり、優れた陳列をしている店舗を参考にして横展開したりできます」(松井氏)また、松井氏が担当の各店舗を回って気がついたのは、店長が事務作業にあてていた時間を接客に回せるようになったことだという。「店長がパソコンの前で作業する時間は確実に減り、本来の業務である接客に注力できるようになったと実感しています。残業時間が何時間減ったという定量的な効果を具体的な数字で表すことはできませんが、お客様のために使える時間が増えたことは間違いありません」(松井氏)

導入のポイント
① 情報発信のルールを決め『Shop らん』の円滑な運用を実現。
② アンケート機能により、本部では集計作業の効率が格段に向上!
③ エリアマネジャーはスマートフォン/タブレットからも『Shop らん』を利用し、移動時間を有効に活用。