店舗経営者必見！シフト管理のコツ、ポイントを解説

シフト管理業務とは、必要な人的リソースを状況に応じて確保する一方で、各従業員の公休日も適切に割り振らなければならず、バランスが求められる業務です。従業員それぞれの希望やライフスタイルにできるだけ対応し、柔軟な働き方を提供する必要があります。
特に店舗販売や工場などではシフト勤務を採用しており、シフト管理の良し悪しが組織全体の効率や売上に直結する重要な業務です。従業員の過不足が発生すれば、人件費が想定以上にかかったり、売上の機会損失が生じたりといった問題が生じかねません。

シフト管理の課題

シフト管理はシフト勤務を採用するどの企業にとっても重要ですが、一方で課題もあります。

シフト表作成の手間

シフト管理で必要になるシフト表の作成は非常に手間がかかります。シフトを管理するには、まず従業員から提出された出勤希望日を集計した上で作成します。紙への記入や個別連絡による提出など、アナログな方法を採用している場合には、集計段階でかなりの手間がかかるでしょう。
また、できるだけ早くに集計できる方が望ましいですが、従業員としても直前にならないとスケジュールが明確にならない場合もあり、結果的に月末の忙しいタイミングにシフト作成が被ることもあります。そうなると、さらにシフト作成者の負担が増します。

欠勤があるとシフトが回らなくなる

いざシフトを作成できても、その通りに日々の運営が進むとは限りません。従業員が病欠や忌引きなどで急きょ欠勤することもあり、その場合には社員やマネージャー、別の従業員がカバーする必要があります。シフト管理者としても、急な欠勤に備えて日ごろから協力体制を整えておく必要があり、人員補填する社員やマネージャー含め双方にとって負担が大きくなるでしょう。

従業員が増えると人材配置がしづらくなる

従業員の数が多いほど、シフトに穴があく確率は低くなる一方で、シフト作成の負担は増えます。単純に集計の手間が増えるだけでなく、大人数のスタッフの希望から最適解を導きだす必要があるでしょう。人員配置に頭を悩ませる時間も増えるため、従業員の人数が増える場合にはできる限り早い段階で希望日を提出してもらえるよう促すことがポイントになります。

シフト管理の効率化のコツ・ポイント

ここまで、いかにシフト管理が煩雑で難しい作業であるかを見てきました。ここからは負担が少なく効率的にシフト管理を行うためのポイントを解説します。

スタッフに余裕のある多めのシフト提出を依頼する

人件費とのバランスもありますが、日々のシフトについてスタッフの数に余裕を持っておくことがリスク管理に直結します。これまでの実績も踏まえながら、急な欠勤も一定数発生する前提で、余裕のあるシフトを組むようにしましょう。

納期の決まりを作る

シフト作成の手間が増える大きな要因としては、従業員がシフト提出に遅れることが考えられます。よって、シフト提出期限をしっかりと定め、各従業員が期限を守るようにコミュニケーションを取っていく必要があるでしょう。従業員が早い段階でシフトを提出してくれることで、シフト管理者は余裕を持ってシフト作成業務に臨めます。

シフト管理用のフォーマットを利用する

シフト作成業務自体を効率化することも大切です。個別のメールやチャットでシフト希望を提出してもらっている場合、集計時のフォーマットに合わせる手間が発生します。よって、提出段階からシフト管理用のフォーマットを作成しておくことで業務の効率化を図れます。

たとえば、専用のGoogleスプレッドシートなどにスタッフが各自で書き込めるようにしておくことで、各従業員のシフト希望を入力時の段階で集約し、従来であれば集計時に転記していた時間を短縮できます。また、転記というプロセスが省略できることで、入力ミスが起こる確率を抑えられるでしょう。

シフト管理システムの導入

店舗数が多いなど費用対効果が見合う場合、共通のシフト管理システムを導入し、シテム上でシフトを一元管理することも効果的です。
システムで管理することで、シフト入力時などの人的ミスを防いだり、最適な人員配置がしやすくなったりします。店舗間でも同じフォーマットで情報共有がしやすく、シフトの欠員補充などの協力がしやすくなります。