業務改善のアイデア特集！店舗がすぐに取り組める事例を紹介

こんにちは。Shopらんチームの上野谷です。今回は、「業務改善のアイデア特集」です！
景気低下の影響を受けて人員拡充が難しく、限られた人数の社員のみで多くの業務をこなさなければならない店舗も多くなっています。少ない人員で多くの業務をこなすためには、業務改善が欠かせません。そこで、この記事では、業務改善の具体的なアイディアの出し方や、すぐに取り組めるアイデアの事例をご紹介します。

今すぐ検討できる、業務改善事例

まず、今すぐに検討できる業務改善事例を4つご紹介します。無駄な作業をなくしたり、情報共有体制を整えたりすることで業務の効率化が可能です。

業務の優先順位を決め、無駄な業務をなくす

ルーティン業務はマニュアル化する

次に、ルーティン業務をマニュアル化し、スタッフに共有することも有効です。担当者が不在でも他のスタッフが対応できる体制を整えることで、効率的に作業できるでしょう。
総務部の事務作業の中で、社内スタッフが行わなくても問題ない業務については、アウトソーシング（外部業者への依託）を検討しても良いでしょう。アウトソーシングを上手に活用することで現場担当者は重要な業務に専念でき、効率的に働ける環境が整います。

グループウェアを導入する

グループウェアとは、情報共有や業務効率化に特化したソフトウェアやシステムを意味します。グループウェアを導入すると、スケジュールやメール、社内の重要文書などさまざまな情報を一カ所で管理でき、スムーズな共有が可能です。
たとえば、グループウェア「Shopらん」は中小店舗から大手チェーンストアまで、さまざまな規模の会社の業務効率化に活用できる昨日がたくさんあります。ぜひ以下の「Shopらん」のホームページを参考に、導入メリットや活用事例をご覧ください。

社員のスキルを把握する

社員の得意なこと・苦手なことを把握し、適材適所の配属を行うことも業務効率化につながります。
ただし、本人の意向に沿わない部署異動を強要したり担当部署の役職者の意見を無視したりすることは、組織としてのまとまりを低下させ、悪い結果を招いてしまう原因です。社員のスキルをきちんと把握し、関係者とよく話し合い、適材適所の人員配置に努めましょう。

業務改善のポイント

業務改善をスムーズに進めるためには、いくつかのポイントがあります。業務改善計画を立てる時に最低限意識したいのは、以下3点です。

小さな改善を繰り返して成功を積み重ねる

まず小さな改善を繰り返し、成功体験を重ねることがポイントです。それがやがて大きな成果に繋がるでしょう。最初から業務改善による大きな成果を求めて、大きな改革をしようとしても、「どうせできない」という気持ちが先行して組織のやる気が低下し、何も得られない状態になりかねません。
たとえば、登山未経験者に「富士山頂まで登ること」という目標を与えるのは無謀です。低い山から練習し、自信を付けた後に少し高い山に挑戦、最終的な目標である富士山頂を目指すといった段階を踏んでいくことで、最終目標までやる気を継続しながら進められるでしょう。
業務改善にしても、考え方は同様です。社員ひとり一人のスキルを把握し、現実的な目標を与えることで成功体験を積み重ね、組織の意識改革を進めましょう。

現場の声を吸い上げる

次に、現場の声を吸い上げて、業務改善のアイデアを探ることです。お客さまと日常的に接する担当者ほど根本的な問題を把握しやすく、お客さまの利益につながるアイデアを見出しやすい立場といえます。
小さな改善アイデアの実践がお客さまの満足度を高め、大きな利益につながるケースも存在するため、現場主導の改善を進めることは大切です。業務改善を繰り返すことで、変化に強い組織に変わることもメリットの1つといえるでしょう。
経営者やマネージャー、店長などマネジメントを行う立場の人から一方的に強制されるような改革、施策は現場の不満を招きやすく、信頼関係をゆるがせる原因になりかねません。現場の担当者と日常的に対話し、業務改善のアイデアを聞くことは、確かな信頼関係の構築に貢献します。「目安箱」のようなものを設け、常に業務改善アイデアを募集する方法もおすすめです。

会社の方針を全員で共有する

業務改善アイデアを自ら考え、経営者やマネージャー、店長などに伝える担当者を育てるためには、会社の方針・ビジョンの共有が欠かせません。
「会社の活動が社会に対してどのような影響を与え、将来的にはどのような姿を目指すのか」といったことを全ての社員が理解し、主体的に動くことで強い組織が育ちます。本部の経営者の方などが運営するブログを社員に読ませる方法もよいでしょう。
現場の担当者が社会的な使命感を持って仕事に臨み「より理想に近づけるためには、ここが問題」といった改善アイデアを見いだして、上層部に伝えることが理想的な状態です。全ての業務担当者が次々に業務改善アイデアを見つけ、小さな改善を繰り返すことで、強い組織が育つでしょう。