店舗業務をスムーズにするためのわかりやすい引継ぎ資料の作り方

こんにちは。Shopらんチームの上野谷です。今回は、「引継ぎ資料」について調べてみました。
転勤や退職で引継ぎをする際に気になるのは、今までの運用と体制が維持できるかどうかでしょう。クライアントがいる場合はなおさら「今まで通り」のスムーズな業務引継ぎが求められます。引き継いでから業績が下がる事態は避けなければなりません。本記事では、同僚もクライアントも困ることのない引継ぎ資料の作り方について解説します。

引継ぎ資料が重要な理由

一般的な管理職がチーム全体目標に注力するのに加え、プレイングマネージャーは個人の目標を持ちながらチーム全体をマネジメントするリーダー職です。
優秀なメンバーとしてチームを牽引しつつ現場で各メンバーの状況を理解し、チーム全体をスキルアップさせながら目標達成に向かいます。自分の実務をこなしながらも、周りをよく見てマネジメントを行う必要があるでしょう。

引継ぎ資料の役割

業務マニュアルがあるのに、なぜわざわざ引継ぎ資料を作成する必要があるのでしょうか。引継ぎ資料には、一般的な内容を記す業務マニュアルとは違い、より具体的な事項や、今現在において重要な事項を伝える役割があります。言い換えると、一般的な業務内容を知るためのものではなく、あなた自身の後継者が、実務案件の流れにすぐに入っていけるような最新情報や注意点、対処法などを残すためものです

引継ぎ資料の重要性

引継ぎ資料には、業務を滞らせないために、業務の現状を把握できるような情報が必要です。一般的な内容を記した業務マニュアルを読んでも、引継ぎ資料なしでは「今日から動く」ことはできません。今どのような案件がどこまで進行中なのか、担当の窓口や連絡先など、今後のスケジュールと合わせて具体的に漏れなく記載しましょう。

会社が引継ぎ資料に求めることとメリット

引継ぎ資料の作成は会社のルールであることが多いはずですが、何を意図してのものなのでしょすか。それは、今まで通りのスムーズな業務運用を維持してほしいということです。
「引継ぎ期間に説明するのに、なぜわざわざ紙に残す必要があるのか」と思う方もいるでしょう。それは、口頭だと漏れや勘違いが発生する恐れがあるからです。メモのし忘れ、伝え忘れ、聞き間違い、受け手との解釈の相違…そのような問題を、文章で残すことで解決できます。また、精査された正確な情報を何度でも見返すことができるのも、文章で残すメリットです。

引継ぎ資料を作り始める手順

引継ぎ資料がいかに重要かわかったところで、次に、引継ぎ資料の骨組みを作り始める際に必要な手順を説明します。ワードやエクセルのテンプレートにあるフォーマットなどを活用し、以下のポイントを押さえて過不足のない資料作りを目指しましょう。

業務のつながりを明確にしておく

一日にこなす作業はいくつもある上に、一日の流れで見ると複数の業務が入り組んでいることもあるでしょう。単にやることリストを作成するのではなく、それぞれの作業の意味を明示し、作業や業務同士の繋がりなどは図を使ってわかりやすくまとめることが大切です。それにより、その作業や業務の必要性と重要性が理解できるようになります。さらに、これまでに起こったトラブルの内容やその対処法も記載すると親切でしょう。

関係者を明示する

配置が違えば関係先も異なります。後任者は、スキルや経歴はともかく、あなたがやってきた業務における人間関係は白紙の状態です。業務や作業を行う上での関係者やそれぞれの案件の相談先と連絡先、窓口の担当者名などの明記は必要です。一覧にまとめておくとわかりやすいでしょう。

引継ぎ資料作成のポイント

実際にまとめるときには視覚的にもわかりやすいのが完璧な引継ぎ資料です。

図式化し整理する

後任者が効率よくすべての仕事を把握できるように目次を設けましょう。また、一日、一週間、一か月など、時系列での業務ごとの進み方や流れ、担当者の関係性は図式化することでわかりやすくなります。 ルーチンワークと単発案件の分類、優先度を基準としたランク付けなどの観点からまとめると、より一層わかりやすい業務もあるでしょう。
また、参考資料となる書類やデータの保管場所を記載しましょう。書類を多く扱う事務職の場合は特に、膨大な資料の中から必要な物を探し出すのに初めは苦労するかもしれません。業務の紐づけに加え資料の紐づけを行うことで効率的に作業を行えます。

漏れがないようにチェックする

「引継ぎ資料を作ろう」と構えて書面だけに向き合っていると、業務マニュアルと同じような内容になり、引継ぎ資料として必要な情報が漏れてしまうことがあります。
早い段階から普段の業務の合間に気にかかったことを書き留めておいたり、資料を作成しておいたりすることが大事です。