ペーパーレスで店舗業務の効率化を進めよう！目的やメリットとは？

こんにちは。Shopらんチームの堀井です。今回は、「ペーパーレス」について調べてみました。
近年、テレワークが普及し、オフィスレス、ペーパーレス化が進みつつあります。店舗運営ではまだ紙の使用も一般的ですが、文書のデジタル化にはさまざまなメリットがあります。今後業務の効率アップをはかりながら電子文書へ移行するにはどのようにすればよいのでしょうか？本記事では、ペーパーレス化のメリットについて解説します！

ペーパーレス化とその意味

ペーパーレス化とは、紙ベースの書類・資料を減らして、情報をデータベース上で保管・共有する取り組みです。データはパソコン等の端末で閲覧できるため、ファイルを探す手間が軽減されます。パソコンやタブレットなど接続できる端末があれば、場所に関係なく業務が可能になるため業務効率の改善につながります。

店舗では決済手段のペーパーレスがより効果的

店舗運営でペーパーレスにできる業務は、主に「データベース」「デジタルサイネージ」「決裁手段」の3種類に分けられます。売上や仕入、シフト表など、店舗の情報をデータベース化する「データベース」、販促ツールをデジタル化する「デジタルサイネージ」により、店舗業務の改善が可能です。
また、支払い時に紙幣ではなくクレジットカードや電子マネーを用いた支払いまで可能にするのが、「決済手段」のペーパーレス化です。支払い方法の選択肢が広がるため、売り上げアップの効果が期待できるでしょう。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化には、コストダウン、情報の共有、環境保護などさまざまなメリットがあります。この項ではそれぞれについて詳しく説明します。

紙代、印刷代、保管などのコストダウン

これまで紙ベースで処理していた文書を電子化すると、プリント・保管の必要はなくなり、費用の削減ができます。削減可能なものは、主に紙代や印刷代、プリンターのメンテナンス料金、電気代、書類の郵送料や廃棄にかかる費用、などです。
ほかにも書類の保管、管理にかかる費用などについても、コストダウンが見込めるでしょう。

電子化により情報の検索が可能

文書がデータベース上に保管されている場合、ファイルを探し回る必要がなくパソコン上で文章を検索するだけで情報を取得できます。そのため、資料を探す時間の短縮が可能です。

電子化により同時に複数の人が確認可能

店舗での受注内容は、その都度紙にプリントするケースが一般的です。プリントされた用紙1枚では、一度に1人ないし少人数でのみ、確認可能です。
対してデジタル化した場合は、同じ文書を社員が複数の端末から確認することができます。同じファイルでもそれぞれが違うページを開いて閲覧することすら可能です。

場所に左右されず閲覧が可能

オンラインで文書が閲覧すれば、場所に関係なく文書を見て仕事ができます。テレワーク中や出張中など、社員が店舗にいないときでもデータ上で文書の閲覧・修正を実行できるので、効率よく仕事を進めることができるでしょう。

セキュリティの向上

店舗の重要文書は紛失や盗難の恐れも考慮して、厳重に管理しなければなりません。紙の書類では、保管室やキャビネットに鍵をかけたり、書類の持ち出しを許可制にしたりする必要があります。火事などによる焼失や保管状態による紙の劣化などにも注意が必要です。
デジタル化したデータは、勝手な持ち出しの恐れがなく、パソコンが故障したときでもサーバーに保管していれば安全です。万が一、サーバーが故障したときにも、バックアップデータから復旧できるなど、安心感があります。

ペーパーレスは環境保護に役立つ

現代では大規模な森林伐採により砂漠化が進むなど、地球の環境破壊が問題視されています。ペーパーレス化によりこの森林伐採が減少すれば、環境保護にもつながります。
このような取り組みを継続することで、環境保護に取り組んでいる企業として認知され、企業価値の向上も期待できるでしょう。

ペーパーレス化のデメリット

メリットが多いペーパーレス化ですが、気をつけたいデメリットもあります。当然ですが、紙の資料のように直接メモを取るといったことはできなくなります。慣れないうちは不便に感じられるかもしれません。また、使用しているタブレットや、スマートフォンの大きさ次第では文字が読みづらいかもしれません。そのほか、ペーパーレス化に際して注意が必要なポイントを以下にまとめました。

紙媒体での保存が必要な書類がある

店舗の物件を借りるときなどに必要な不動産取引における定期借地契約、定期建物賃貸借契約書面などの書類は法律で書面での保存が定められています。また、顧客名簿など重要なデータも電子化できない場合があります。

IT操作の習得が必要な場合がある

書類をデータ上で共有する場合、社員全員がシステムの操作方法を習得する必要もあります。これまでと違う業務に社員がなかなか馴染めない場合もあるかもしれません。操作方法の研修を行い、すべての社員に操作方法が浸透するまでは、業務が遅れる恐れがあります。
事前にIT環境に不安がある社員を対象に研修を行って準備しておきましょう。

システム・ネットワークの安定性に影響される

文書・情報をサーバーやクラウドに保管してデータを管理していると、システムやネットワーク回線が不安定な場合、業務に影響がでる場合があります。バックヤードのパソコンでしか文書が閲覧できなくなったり、データが破損したりすることも考えられます。
データのバックアップは一箇所だけではなく複数の場所に保存しておくべきでしょう。