「Shopらん/店舗matic」ユーザー会2022を開催しました

ユーザー講演1「活用定着への取り組み」 講演者：某書店さま（約250店舗）

当社では、2021年３月に「Shopらん/店舗matic」のトライアルを実施し、同年５月に導入を決定しました。

導入前には、「お知らせ」を投稿する本部スタッフと閲覧する店舗スタッフ向けの説明会を実施。
説明会で出た質問を整理し、運用ルールも整備していきました。

５月に正式導入してから最初の２ヵ月は、システムを軌道に乗せるためにしっかりと現場ユーザーに伴走しました。

具体的には、「運用ルール」に沿ってお知らせが投稿されているかや、店舗のログイン情報のチェック、お知らせ投稿者へ使い方を個別指導、質問への対応などを丁寧に実施しました。店舗向けには、利用ガイドを「書庫」に収納し、いつでも確認ができるようにしました。

ユーザー講演２「フレッシュマニュアル機能の活用」 講演者：某専門店さま（約70店舗）

当社では全国に約70店舗を展開しており、今年は毎月数店舗を新規出店しています。今年からはフランチャイズ展開もスタートし、今まで以上にマニュアル運用の重要性が高まったため「フレッシュマニュアル」を導入しました。

お店で販売されている商品はすべて、いつどこでなにが売れたかをサーバー上でリアルタイムに管理しており、このPOSデータを管理するアプリは自社開発しています。このアプリをFC店舗にも使ってもらっています。

そこで重要になるのが、アプリを使用するためのマニュアルです。入社したてのアルバイトでもすぐ使えるUI、短時間で理解できるマニュアルが業務効率を追求する上で必須です。「フレッシュマニュアル」はマニュアル内でわからないことを本部に直接質問ができ、本部が回答することによってマニュアルのバージョンアップが容易におこなえます。

さらに、弊社店舗では、在庫も単品管理となっています。棚卸業務についても、自社開発したアプリ上で消し込んでいく仕組みを構築しています。この棚卸業務も、「フレッシュマニュアル」を店舗に配布するだけで、アルバイトでも簡単に作業を理解し、問題なく実施できています。
全国展開している弊社において、店舗でのレクチャーや電話説明を必要としないことは、魅力のひとつだと感じています。

また、「フレッシュマニュアル」はPowerPointやExcelの知識がない人でも簡単にマニュアルが作成できる点や、パソコン以外でも編集できることも魅力です。今後はこうした「だれでも使いやすい・どこでも作業ができる」点などを活かし、マニュアル作成の属人化脱却を目指します。

ユーザー講演3「本部指示の実行力向上と業務の効率化に向けて」 講演者：某スーパーマーケットさま（約200店舗）

導入前は、グループウェアやメール、電話など店舗が本部からの「お知らせ」を確認する場所が5つもあり、本部からの指示に対する報告や提出方法も、社内フォルダや写真共有サイトなどを使用するなど、各店舗によって異なる状況でした。

本部から店舗への情報発信について店舗アンケートを実施したところ、店舗からは多くの改善要望がありました。

導入時には、店舗向けに1時間程度の操作説明をしただけで全店舗での運用を開始しましたが、「Shopらん/店舗matic」が直感的に操作しやすいことで、混乱や不満の声が上がることなくスムーズに運用を始めることができました。

導入後は、メールでの連絡などをすべて「Shopらん/店舗matic」の「お知らせ」に集約し、店舗が情報を確認する場所を一元化しました。これにより店舗からの回答が集めやすくなりました。具体的には、「お知らせ」に回答機能をつけてアンケートを実施したり、売上や売場写真の定期報告をおこなったりしています。

このように、今までアナログな方法でやってきたことを「Shopらん/店舗matic」に移行することで、「回答のしやすさ・集めやすさ」にメリットを感じています。
また、店舗の回答状況や実施状況が可視化されたことで、店舗の回答率のバラつきがあるという課題が顕在化しました。これについては、毎月店舗の回答率を取りまとめて、店長を指導するエリアマネージャーに情報を共有し、店舗フォローにも取り組んでいます。

このほかにも、メールで実施していた問い合わせ業務や紙で実施していた報告書を「Shopらん/店舗matic」の「業務アプリ」に移行しています。問い合わせ対応状況の可視化や無駄なやり取り削減のほか、毎月約1,000枚の紙の削減といった効果も出ています。
さらに現在は、最新機能である「フレッシュマニュアル」を使って、店舗へのシフト管理ツールについてのマニュアルコラムの配信もおこなっています。使い方の不明点や躓く点を吸い上げてマニュアルへ反映させるほか、店舗から来るマニュアルへの評価が本部側のモチベーションにもなっています。

グループディスカッション

ユーザーさまの講演後は、現地参加/オンラインどちらもグループに分かれ「Shopらん/店舗maticに情報を集約するために実践している工夫」というテーマでディスカッションを実施しました。各グループ時間が足りなくなるほど盛り上がっていました。
ディスカッション中に出てきたお客さまの取り組みを少しだけご紹介します！

ドリーム・アーツ講演

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ドリーム・アーツからも、「Shopらん/店舗matic」がシェアNo.1を獲得したことやプロダクトの最新情報についてご紹介しました。今期の開発テーマや、今年6月にリリースした「フレッシュマニュアル」の開発背景、最新のアップデートなどお伝えしました。

3年ぶりの懇親会！

最後は会場で参加されているお客さまを対象に懇親会を開催しました。感染対策を考慮しつつお食事とお飲みものをご用意し、お客さま同士自由にご交流いただきました。毎年恒例のガラポン抽選会も実施し、豪華景品をかけ大盛り上がりでした。

開催後のアンケートでは、さまざまなご意見をいただきました。

どの意見も真摯に受け止め今後さらなる改善に努めてまいります。ご参加いただいたユーザーの皆さまありがとうございました！