店舗運営にはどのグループウェアがおすすめ？主要なグループウェアを比較して紹介！

こんにちは。Shopらんチームの堀井です。今回は、「グループウェア」について調べてみました。
チーム内コミュニケーションツールとしてビジネスの場で利用されるグループウェア。みなさまの店舗ではどのようなグループウェアを利用されていますか？店舗経営においてもグループウェアを活用した円滑なコミュニケーションが求められています。
そこで本記事では、よく使われているグループウェアや、店舗業務運営に特化したShopらんの魅力について紹介していきます。

そもそもグループウェアとは何なのか？

一言でまとめるなら、「組織の意思疎通をサポートするツール」です。
多くの人間が集まっている企業、団体において、情報共有をリアルタイムでし続けることは至難の業でしょう。また、組織内に部署やチームが細かく分かれていれば、ますます足並みが揃いにくくなります。メールやSNSだけでは情報がもれてしまうかもしれません。そこで、絶えず更新されているスケジュールを全員が共有し、同じ方向へと進んでいけるようにするため、グループウェアが用いられます。

グループウェアの機能は多岐にわたります。その中でも、スケジュール表や掲示板、文書管理などの機能は欠かせません。また、社内メールやSNS、チャットなどが備わっているグループウェアもたくさんあります。ToDoリストによって、日々のタスクを可視化してくれる製品も少なくありません。組織によって必要な機能はまったく変わるので、パッケージをカスタマイズしてオリジナルの仕様にすることもあります。

グループウェアを導入するメリット

グループウェアを利用する何よりのメリットとして、「情報・知識の共有」があります。大人数で仕事をする以上、どうしてももれてしまう情報をグループウェアによって共有します。いつでもどこでも画面を確認すれば最新情報をチェックできるのが理想の状態です。また、グループウェアは「個人タスクの可視化」にも役立ちます。やるべきことがはっきりと提示されているので、迷いなく仕事ができます。プロジェクトの進捗もグループウェアで確認可能でしょう。
そのほか、グループウェアによっては「ビデオ会議」機能も備わっています。遠く離れた支部、リモートワーカーとも簡単にコミュニケーションがとれるので、効率がアップするでしょう。

主要なグループウェアの紹介

グループウェアを選ぶときは、製品ごとの特長を把握しなければなりません。そのうえで、比較検討すれば自社に合ったグループウェアが見えてきます。

Microsoft Teams

チャットやビデオ会議、通話など、コミュニケーションに力を入れているグループウェアです。文書の管理にも向いており、同じファイルを複数人が編集したい際にぴったりです。基本プランは無料で、ビジネス版は月540円からとなります。teamsが含まれている「Office 365 E3」は月額2,170円です。

Microsoft SharePoint

汎用性と拡張性に優れている製品です。パソコンとモバイル、端末を選ばずに美しい画面を見られます。また、カスタマイズをしやすく、自社に合った形へと作り替えていくための余白が残されています。月額540円～2,170円の中でプランを選べるので、自社の求める機能と照らし合わせて検討しましょう。

Google Meet

ユーザー情報保護機能とプライバシー保護機能が搭載されており、機密情報を保護してくれます。セキュリティの心配なく、重要な会議を行えるのは大きなメリットです。なお、Google アカウントさえ取得していれば誰も無料で利用できます。アカウントの制限は100、時間は最大60分です。

Google Sites

社内ポータルサイトを作成して、いつでも最新の情報を画面から閲覧できるようにしてくれます。操作性がシンプルであり、Webに詳しくない人でも気軽に扱えます。料金は、求める機能に応じて1ユーザー680～3,000円のプランを選択する流れです。料金プランを変更したい場合も、面倒な作業がなく、簡単に行えるのも魅力です。

Slack

部署やプロジェクトごとにチャンネルを設定し、それぞれでチャットを行えるグループウェアです。メールよりも簡単にコミュニケーションをとれるので、新入社員の研修などにも使われてきました。フリー版は無料で使えるほか、月額850円と1,600円のバージョンもあります。

店舗経営ならShopらんがおすすめ！

もしも店舗でグループウェアを導入するなら「Shopらん」がおすすめです。本部と店舗をつなぎ、スムーズな情報共有をサポートします。また、新人教育やクレーム管理に関する機能もあり、忙しい店員がコア業務に割く時間を多くできるのも魅力です。そのほか、在庫移動や店舗設備報告といった重要事項を伝達できる機能がある強みです。シフトや部署が異なるスタッフ同士で作業を引き継げるので、ミスが大幅になくなるでしょう。
料金等は利用される店舗の規模により異なるため、個別に見積りをとるスタイルになります。店舗間や本部とのコミュニケーションの取れやすさをはじめ、その他にも店舗運営に便利な機能がたくさんあるグループウェアです。

まとめ

グループウェアは、従業員同士の情報共有に欠かせません。また、雑務に割かれる時間を減らし、コア業務に集中するためにも大切です。システム共有によってコミュニケーションを活性化させるためにも、自社店舗経営に合ったグループウェア導入を検討しましょう。