BPOとは？アウトソーシングとの違いと活用のポイントを解説

こんにちは。Shopらんチームの上野谷です。人材確保が難しい近年では、採用活動にてスキルのある人材を確保することが困難を極めます。
そこで注目されているのが「BPOサービス」です。しかし、BPOサービスについてよく知らない企業担当者も多くいることでしょう。とこで本記事では、そのような方々に向けて、BPOサービスの基礎知識や活用のポイントなどを詳しく解説します。

BPOサービスとは

「BPO」とは「Business Process Outsourcing」を略した言葉で、「業務プロセスアウトソーシング」と呼ばれることもあります。企業の業務プロセスの一部を外部業者に継続的に委託し、各部署の定型的な業務の運営を任せる仕組みです。業務を担う人物の採用や教育なども含めて委託できるため、それらを行う手間や時間を削減可能です。

志望動機の確認などで履歴書一覧を見たり、面接をしたりするのにもコストがかかるでしょう。そのようなコストをカットした分、自社の社員がそれ以外の重要事業など、より高度な業務に注力できる点がメリットです。
もともとは総務や経理、人事などの業務での利用が中心となっていましたが、業務領域が拡大し、現在ではマーケティング領域などでも活用されています。委託業者には専門領域のノウハウが蓄積されていたり、優秀なスキルを持っている人材が多数在籍していたりするため、さまざまな業務について生産性向上が期待できるのです。

BPOとアウトソーシングの違い

BPOでは会社の中心事業以外の部門やビジネスプロセスごと、外部の専門業者に委託します。対するアウトソーシングは、企業が業務を行ううえで必要な人材やサービスを、外部業者と契約して調達する手法である点が異なります。
BPOは経営レベルでの改革を行うために依頼する企業が多いです。一方、アウトソーシングは人手不足を補うために利用されることが多く、単純作業など簡単なオペレーションを担っています。

単に人材不足で人手を増やしたいのであれば、後者の利用で不足を補うことは可能です。しかし、コスト削減や業務効率の向上、課題解決のために改善案を提案してもらいたい場合などは、該当業務のBPOサービスを利用したほうがよいでしょう。またBPOの場合、業務に携わる人材の採用や教育、配置などをすべて担ってくれるため、企業の負担が軽減できる点も魅力です。

BPOサービス活用のポイント

ここからは、BPOサービスを活用するためのポイントを3つ紹介します。

セキュリティの確保

セキュリティを確保するためには、業務プロセスを見直したり社員教育を行ったりする必要があります。そのためには時間やコストなど、多くの経営資源を割かなくてはいけません。BPOサービスを提供している事業者の中には、「ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）」などの認証を取得しているところも多くあります。
契約時にセキュリティの確保を依頼することで、適切な対応を行ってもらえるため、安心して業務委託できるのです。情報漏えいなどのセキュリティ事故が起きてからでは、信頼を取り戻すのに時間がかかるため、そのような問題は致命的と言えます。そのため、しっかりと対応してくれる事業者を探すことが重要です。

専門性の高い効率化と改善が見込める

業務改善を行うために経営努力が必要なのはもちろんですが、効率的に実行するためには、それだけでなく積み上げたノウハウなども必要です。BPOサービスを提供する事業者は、業界の専門的なノウハウを持っていたり、特定分野のプロが在籍したりしているため、効率的かつ専門性の高い改善を期待できるほか、生産性の向上も目指せるでしょう。部分的な業務ではなくビジネスプロセスごと専門業者に任せることで、その業務を効率的に運用させつつ、自社の社員は主力事業に集中できます。

国内だけに留まらない多様なサービスを活用

事業者によっては、コールセンターやお問い合わせ窓口に、日本語だけでなく英語や中国語、韓国語など、あらゆる言語に対応できるアジア圏の人材をアサインしているところもあります。海外に事業展開している企業にとっても利用可能な点が特徴です。
また、スキャニングやデータ入力業務だけでなく、アウトバウンドやインバウンドなどへも対応するなど、自社の要望に応じた業務のカスタマイズできます。そのため、それぞれの会社で人材が不足している業務や、専門的な知識を取り入れたい部署へのサービス導入が可能です。このように、BPOサービスのメリットは人材確保だけに留まらず、生産性の向上も見込めるでしょう。

BPOサービス活用例とメリット

BPOサービスを活用することで、人件費などの固定費を変動費に転化できます。このような転化を行い、必要に応じてサービスを利用することで、赤字を防ぐことが期待されているのです。これにより、コスト削減とコスト効率の向上が実現します。

また、ノンコア業務を委託することで、その業務に携わっていた人材を経営戦略や販促キャンペーンの企画など、重要な業務に回せるため、限りある自社の人材を活用しながら企業経営に注力できます。多くの社員がコア業務に注力することで、より速いスピード感を維持しながら、事業発展のチャンスを活かした運営ができるでしょう。