店舗運営の報告・集計業務を効率化！
-報告内容を店舗の気づきやカイゼンへ活かす-

報告業務における課題

店舗の課題

業務負担が増える

店舗は本来売上向上のための業務をすべきですが、本部への報告作業に追われてほかの業務に手が回らなくなることがあります。たとえば、接客業務はもちろん、従業員の教育や新しい施策検討など、報告業務以外にやらなければならない業務は多くあります。

報告方法・報告すべき内容が分かりにくい

報告業務をメールなどでおこなう場合、フォーマットが決まっていなければ自分で整理して報告する必要があります。また、報告の方法がわからないため、店舗のベテランにしかできない業務となっている、というような属人化の問題も考えられます。

本部の課題

集計作業に時間がかかる

チェーンストア企業の本部では、何百・何千とある店舗からの報告を集約し、問題の把握や施策の検討をおこなっています。報告業務をExcelでおこなっている場合、各店舗の報告内容をマージする作業が必要になるため時間がかかります。また、報告してほしい内容に対して過不足が発生して本部が意図する回答結果を得られない場合も考えられます。さらに、報告方法がメールやFAXなど全店で統一されていなければ、報告された情報を本部側でそれぞれ整理する必要があります。

報告依頼漏れ・リマインドが大変

毎月・毎日の報告業務がある場合、その都度報告依頼をする必要があるので、依頼漏れが発生する可能性があります。未報告店舗を洗い出すことにも時間がかかるうえ、それぞれの店舗に催促の連絡をするのにも大変な労力を要します。

報告作業は「Shopらん」に統一！

このように課題の多い報告業務ですが、Shopらんを活用することで効率化できます。

店舗のトップページにToDoとして登録されるので忘れず報告できる

Shopらんの店舗トップページは、Shopらん特有のもので、「店舗にとって今日1日に必要な情報だけが整理」されて表示されます。トップページには本部からの報告依頼が「回答期限が迫ったお知らせ」にToDoとして表示されます。そのため、店舗での作業漏れを防ぐことができます。

報告フォーマットで店舗はラクに・ミスなく報告！

入力フォームの指定で店舗は迷うことなく報告できる

Shopらんでは、報告フォーマットを本部で自由に作成できます。報告すべき項目が整理されるため店舗は新人もベテランも迷うことなく報告業務がおこなえるうえ、報告内容のヌケモレ防止に効果があります。報告作業がスムーズにできるため、店舗は本来の接客業務に集中できるようになり、魅力的なお店作りにつながります。

Excel埋め込みが可能！数値を入力するだけで自動計算

Shopらんには店舗から本部への報告フォーマットとしてExcelを取り込む機能が標準搭載されており、関数（計算式）にも対応しています。Shopらん上で数値を入力すれば、Excelにあった計算式通りに自動で計算され、Shopらんの報告画面上で表示されます。これにより、店舗は複雑な計算を必要とする報告を、電卓やExcelに頼らずスピーディーにミスなくおこなうことができます。

報告された情報を一覧で閲覧・出力が可能。本部側の集計作業も簡単に

Shopらんで報告された内容は、全店舗分をマージして一括ダウンロードすることが可能です。写真で報告された場合も一覧で確認できます。

業務にあわせて報告タイミングを変えることができる（定期報告機能）

発注依頼は毎週水曜日締め、週報は毎週金曜日締めなど、業務に合わせて任意の曜日を指定できます。日次、週次のほか月次にも対応していて、任意の日にちで報告させることができます。本部の担当者は一度の回答依頼で、同じ報告業務を複数回登録することもできるので、たとえばQSCチェックのように日に何度も実施する作業もそれぞれ報告させることができます。

本部では、店舗の直近の報告内容を、担当店舗や気になる店舗ごとに確認できます。また、報告内容については一覧でまとめてチェック可能です。一覧画面では対象店舗の報告状況を確認でき、必要に応じて前週、前々週の報告内容も遡って確認することもできます。
報告された内容は期間を指定し一括ダウンロードできるので、対象店舗の結果も簡単にまとめることができます。

報告内容をカイゼンに活かすことが大切！

店舗からの報告業務を効率化できても、その内容をうまく活用しなければ意味はありません。店舗からの報告内容を、施策の振り返り・現状把握だけに活用していませんか？店舗からの報告は有効な「カイゼン」に活かしましょう。
もし施策がうまくいっていなければ、次はどうするか、なにを変えるべきかなど、いわゆるカイゼンのサイクルを高速で回す必要があります。まず第一歩として、店舗からの報告の目的や位置付けを見直していきましょう。

すばやい報告・集計がカギ！

カイゼンのサイクルを高速に回すためには、店舗からすばやく報告をしてもらい、それをもとに本部側ですばやく集計する必要があります。それを実現するには、Shopらんのような報告業務を効率化できるツールが不可欠となります。Shopらんでは、店舗目線でそのお知らせ・業務指示がわかりやすいかどうかなど、フィードバックを貰える仕組みがあり、活用することで本部が発信するお知らせ・業務指示もブラッシュアップしやすくなります。
店舗運営全体や施策推進における「カイゼン」には、まず、本部からのお知らせ・業務指示が店舗にわかりやすく届いているか、店舗目線で捉えることが重要です。また、店舗から報告してもらって終わりにしてしまうと、ただ店舗の負担を増やすだけになるので事前にその後の運用方法を決めておきましょう。

報告結果を共有して店舗の気づきにも活用

Shopらんは店舗同士で好事例の共有をすることも可能です。設定によっては、他店の状況の確認もできます。
たとえば売場づくり業務の場合、店舗は携帯のカメラを立ち上げて写真を撮ってそのままShopらん上で報告が可能です。報告された内容はアプリ上（※）で一覧表示が可能なので、売上が好調な他店の売場づくりを参考にすることができます。また、SNS的感覚で「いいね！」など反応をすることもできるため発信店舗のモチベーションにもつながります。 （※売場ノートアプリ）