グループウェアを導入しても情報共有がうまくいかない理由とは？

グループウェアを利用している方の意識って?

会社の規模/業種問わず、全社または事業部などでグループウェアを導入し、日々の業務をこなしている方は多いと思います。

電話/FAXから、メールに主なコミュニケーション手段が変わってから、かれこれ二十数年…。当初は画期的で、ずいぶんと業務効率も上がりました。現に今もメールは自由度の高さから、もっとも利用されているコミュニケーション手段です。

しかし、便利になった故か、情報があふれてメールでは整理がしきれない状況も…と、困っていたときに登場したのがグループウェアです。

では、現在グループウェアを利用している方の意識はどんなものなのでしょうか？
TechTargetジャパンが実施した「グループウェアに関するアンケート調査」の結果を参考に考えていきたいと思います。

グループウェアの満足度に関する調査では、以下のような結果がでています。

いったい、どこに不満を抱えているのでしょうか？

なんと、56.1%という過半数の回答者が現在のシステム/サービスに不満を持っているのがわかります。では、いったいグループウェアのどこに不満を抱えているのでしょうか？

不満を感じているところについて尋ねた調査結果が以下になります。

この結果を見ると、さまざまな不満があることがうかがえます。
そのような不満を抱えつつ、なお使い続けているのはなぜなのでしょう。

そこでさらにアンケート結果を見てみると、以下のような理由があることがわかります。

不満が出てくるのは、グループウェアの選定方法に問題があるように思えます。

「だれが、なにを目的に利用するのか？」

だれが？

• 所属は、本部or店舗？
• 立場は、役員or社員orパートorアルバイト…？

目的は？

• 情報発信、業務指示、スケジュール管理、相互コミュニケーション、文書管理、ワークフロー…？

上記の内容とずれていると、どんなに“良い”システム/サービスを導入しても効果が出ないのは当然です。

多くのグループウェアはさまざまなお客さまに対応できるよう汎用的にできており、業種に特化したものではありません。多店舗展開のお客さまから「本部内は今のグループウェアで事足りていても本部-店舗間についてはかゆいところに手が届かない」という話をよく耳にします。

使う人やその利用目的によっては、通常のグループウェアでは解決できないこともあるということです。きちんと目的に合わせてシステムを選定することが、満足できる効果を得る秘訣であると考えられます。

多店舗展開をしていくうえで、システムを使う目的はなんなのか、だれが使うのか。改めて整理してみてはいかがでしょうか。