予算管理のシステム化と業務改善のコツとは

Shopらんチーム 川野

こんにちは、Shopらんチームの川野です。

先日、予算管理セミナー「100社に導入したから知っている、予算管理の実情とExcel依存からの脱却方法―予算管理業務における“実は見えていない”根本課題と最適な解決策の導き出し方のご紹介―」に参加してきました。

主催は、「Shopらん」との共同セミナーを開催予定の株式会社ジール。企業の予算管理業務における課題解決をサポートしています。
このセミナーでは、予算管理の実情とExcelからの脱却方法について紹介していました。今回はその内容を簡単にご紹介します。

予算管理業務の実情

予算管理とは、「分析を踏まえて現場にフィードバックし、戦略や活動の修正を促すPDCAサイクルの一連の活動」です。通常は下記のような流れでおこなわれます。

データ収集・入力 ⇒ 集計処理 ⇒ レポーティング ⇒ 分析・シミュレーション

しかし、多くの企業では「分析」の段階まで手が回っていないとのこと。そしてその主な原因は、この管理業務をExcelでおこなっていることにあるそうです。

Excelでおこなう予算管理の課題

時間がかかる
単純作業の繰り返し、都度レポーティングが必要、タイムリーでない
さまざまなリスクがある
不正確、数式が壊れる、属人化、ブラックボックス化、変更履歴が取れない、セキュリティ、閲覧制御はExcelでは難しい
できないことが多い
バージョン管理ができずファイルが増大する、充分な着地見込みやシミュレーション、多角的な分析ができない、自由なレポーティングができない

これではPDCAサイクルに有効に活かしていくのは困難です。多くの企業が、将来への投資をうまくできていない状態にあります。そこで、これらの課題を解決するため、予算管理業務における脱Excelの事例が紹介されました。
属人化解消やデータ連動による高度な商品戦略の実現、部門間連携など、Excelベースでは難しいことも、業務をシステム化することで実現できるようになります。

予算管理システムの選び方

システム導入の際に気をつけるべきポイントも紹介していました。
市場にはさまざまな予算管理システムが存在しますが、それぞれ機能も特性も異なります。そのため、「だれがどの範囲の数字を見る必要があるか」を明確にすることが、自社の目的にあった最適なシステムを選ぶポイントになります。

ただ、注意する必要があるのは、見たい数字は時間の経過とともに変わっていくという点です。現在の業務に最適なシステムを入れようとしても、それができあがるころには環境が変わり、まったく違う指標が必要になっている、という話も珍しくありません。そのため、まずは素早くシステムを入れて、そのシステムを活用できるように業務をあわせていく方が良い、という考え方が最近増えているそうです。
だれが管理をするのか?管理できる指標・着眼したい指標と必要な粒度は?といった視点で要件を明確化し、自社にあったシステム選定をすることが、PDCAサイクルを確実に回していくためにも重要になるとのことでした。

PDCAを回していくうえで「Shopらん」がお手伝いするなら、分析した結果から策定した「新たな施策」の徹底が挙げられるかと思います。せっかくやるべきことがわかっても、各店舗で徹底されていなかったり、実施率や習熟度が店舗ごとにバラバラなために本来得られるはずの売上を取りこぼしてしまう、ということではもったいないですからね。
「Shopらん」は、そういった本部–店舗間のコミュニケーションに関する課題解決をサポートしています。

2020年1月22日(水)株式会社ジールとの共催セミナーを開催します

予算管理と本部–店舗間のコミュニケーションという多くのチェーンストアが直面する課題解決の方法をご紹介予定です。ぜひ、ご参加ください!

ほかにも、「Shopらん」は定期セミナーを開催しています。都合のつかない場合は個別相談も承っていますので、ご興味のある方はぜひお気軽にご相談ください!
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