第3回「ストコミュ!」開催レポート
-いまやるべき「Shopらん/店舗matic」活用術-

第3回ストコミュ!
第3回ストコミュ!集合写真

はじめまして、Shopらん開発チームの花房です!
2020年6月24日(水)に「ストコミュ!(※1)」をオンラインで開催しました。
第3回目となる今回は、12社14名の方にご参加いただき、3社のお客さまに事例を発表していただきました。テーマは”今やるべき「Shopらん/店舗matic」活用術”。 現在まだ新型コロナウィルスの流行が収まったとまでは言えないものの、ある程度落ち着きを見せている状況ということもあり、3社とも、コロナ渦でどういうインパクトがあって何が課題だったか、それに対してどのように「Shopらん/店舗matic」を活用したかについて発表していただきました。
今回は、その内容をすこしだけご紹介させていただきます。

※1ストコミュ!とは

ストコミュ!は、「Shopらん/店舗matic」のユーザーさまのための、少人数・小規模の情報交換会です。 チェーンストア・オペレーションにおける、みなさまの工夫やアイデアを共有し、 ベストプラクティスを共に育むためのユーザーコミュニティ活動です。

お客さま講演

    1.  某アパレルショップ様
       —売上苦戦からのV字回復
       —店舗へのクレームが増加、作業に追われる
       —店舗maticは、情報配信アプリから双方向アプリへ
    2.  某スポーツショップ様
       —店舗へ発信する情報量を減らす取り組み
       —コロナ禍で発生した新しい業務への対応
    3.  某外食企業様
       —お知らせの発信数、発信ルールについて
       —コロナの影響による運用の変化、Shopらん×GSuiteの活用について

講演者:某アパレルショップ様

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新型コロナウィルス流行の影響を受けて、さまざまな変化がありました。
この変化に対応するため「組織のフラット化」を実施しました。本社/店舗/事業別…といった形で組織が別れていましたが、これらをすべてフラットにすることで「聞いてはいけないんじゃないか」というような空気がなくなり、風通しが良くなったと感じています。また、アパレルでは「パソコン苦手です」というようなIT苦手な方も少なくないのですが、物理的に外に出られないという状況になったことで、オンライン訪店、オンライン商談、社内の情報共有に動画を使おう、といったかたちでIT活用に対して前向きに変わってきています。

その他にも新事業として、医療分野でガウンを作るのはどうか?など新しい挑戦についても検討しています。
このような変化がたくさんある状況の中で、コミュニケーションの課題も新たに出てきています。

売上苦戦からV字回復した店舗

新しい業態を目指した店舗があったのですが、バイヤーが手をかけても調子が悪く、マネージャーと相談しながら試行錯誤をしていました。その熱意が現場に広がり、店長による独自仕入れや店内ワークショップなどさまざまな取組に発展していきました。現場の工夫を重ねたことで店舗の売上はV字回復をしましたが、まだ単店の取り組みにすぎない状況です。 コロナ禍という厳しい状況もあいまって、元気のない店舗が他にもたくさんあるので、そういった店舗にも諦めずに元気になってもらうため、この活動を広げていきたいと考えています。

店舗へのクレームが増加、作業に追われる

停止していたオンラインショップを再開し店舗の営業も再開をしたが、コロナの影響による人員絞り込みで作業がさばききれない状況があります。そのため、接客に十分な時間を割けないことからクレームに発展してしまうこともあるようです。どのように解決していくか現在検討中ですが、そもそも業務自体に無理があるのではないか根本から見直していこうと考えています。

店舗maticは、情報配信アプリから双方向アプリへ

当社では今まで店舗matic(Shopらん)を本部からの情報伝達を中心とした業務で活用していました。しかし、今後はV字回復したお店のように、売場が主体的に取り組んで得られた結果やノウハウを店舗自ら発信していくツールとして更なる活用を強めていきたいと思います。 今までにも、アイデアを持っているけど「言ってもムダ」と考えていたスタッフがいたかもしれません。そういった一つ一つのアイデアをうまく吸い上げられると良いなと考えています。

花房:マネージャーさんの継続的な改善が最終的にスタッフへ熱意が伝わり、V字回復を呼んだという話に感銘を受けました。組織を動かしていくためには、自ら実践し周りを巻き込んでいく難しさと粘り強い継続が重要なことだと気付きました。最近では、「好事例の共有」のような業務にShopらんを活用しているユーザー様も多く、事例も増えてきていますのでお役立ちできそうです!

講演者:某スポーツショップ様

店舗へ発信する情報量を減らす取り組み

コロナ渦において、店舗の人手が少なくなっていましたが、やるべきことは逆に多くなっていました。
この状況に対応するために、普段よりも、店舗への情報量を抑えて発信する工夫を強化しました。
例えば、店頭ではお客さまから近隣店舗などの営業状況を質問されることが多く、店舗スタッフは最新の営業状況をお客さまにお答えする必要があります。 しかし、この情報は刻々と変化する情報でもあります。状況が更新されるたびに最新の情報を店舗に伝えなければならないのですが、この情報を毎日店舗に送っていると店舗が受け取るお知らせの量が増えてしまいます。
そのため、休業情報や営業時間の短縮情報は、お知らせのメンテナンス機能を活用し添付ファイルのみを差し替えるように対応しました。また、添付ファイルを差し替えたお知らせには「更新マーク」を付けることで、店舗が見た際に更新されたということが分かるように工夫しました。
お知らせの量のコントロールには普段から気を使っているのですが、コロナ禍の状況においても店舗の負担を上げないように、このような工夫を行っていました。

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コロナ禍で発生した新しい業務への対応

店舗でのアルコール消毒液の残量については毎週把握しておく必要があります。 そのため、初めて定期報告機能を活用してみました。 週ごとに状況が確認できるのはよかったのですが、コロナ禍の状況で急に使い始めたことや、定期報告を使うのが初めてだったこともあり、店舗でのオペレーションの確立は難しかったです。 その対処として、エリア毎にフォロー・管理してもらうようにしました。

花房:今までは使ったことのなかった機能を使うようになった反面、コロナの急さもあり、コロナによる予期できない状況や新しいやり方を周知させていくことの難しさを感じました。

講演者:某外食企業様

お知らせの発信数、発信ルールについて

コロナの影響により、この「緊急」 にあたるお知らせの発信数が4月には通常の4倍に増加しましたが、それ以降は減少しています。コロナ禍でなくとも、店舗へは余計な連絡をしない/わかりやすく伝えることは重要です。そのため、当社ではお知らせを発信する際に、下記のようにルールを細かく規定しています。

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コロナの影響による運用の変化、Shopらん×GSuiteの活用について

店舗-本部間はこれまでどおりShopらんでコミュニケーションができるので問題なかったが、本部のなかで「在宅勤務」という新たなロケーションが加わりました。 出勤している本部社員と在宅勤務をしている本部社員との間では、「システム化されていないorシステム連携されていない部分」でコミュニケーションロスが発生し、ストレスになっていました。 そのため、本部内ではGSuiteの活用をはじめました。店舗から本部への問い合わせ事項のうち、QA表に存在せず担当者にエスカレーションが必要なものは、速やかにチャット(Google Chat)に通知されるような連携を用意しました。そこから在宅勤務者含めて二次対応するという仕組みを作りました。 7月にリリースされるShopらんの最新バージョンでは、GSuiteとの連携機能や本部関係者へのお知らせ発信もできるようになるそうなので、本部-店舗間だけでなく本部内におけるコミュニケーション改善に取り組んでいきたいと思います。 この他にも、Shopらんの業務アプリを外部システム(本部ワークフロー)と連携させたり、FAX業務で残っているものを順次業務アプリに移行していく予定です 。

花房:やはり規模の大きい組織において発信方針の曖昧さを減らしてしっかりと確認のフローを組むことは、店舗への情報を氾濫させないためにとても有効なプラクティスだなと感じました。また、GSuiteとの連携機能もさっそく検討していただいているようで、開発担当者としてとてもうれしく思いました!

ご参加頂いたユーザー様の声

  • 好事例や改善方法が聞けて参考になりました。
  • 実際の各社のご担当者の皆さまと意見交換ができて勉強になりました!
  • 他社様の活用法はなるほどと思えることや、今後の活用のヒントに繋がり、とても有意義でした

まとめ

お客さまの発表やディスカッションを通して、新型コロナウィルス流行のインパクトが店舗運営や店舗自体にとって大きく、その当事者としての対応が想像以上に難しいのだなと感じました。
コロナ渦では店舗のやることが増えた一方で店舗の人手が少ないという厳しい状況になり、さらにはその状況は急に訪れて予測不可能でした。そういった性質に対してLT発表を聞いてとても良い知見を得られたと思いました。

こちらには紹介しきれませんでしたが、LT発表のあとはLT発表ユーザー様への質問大会や参加者同士による、活用方法についても話し合いました。
オンラインということもありチャットで質問を受け付けたりと、試行錯誤しながらの開催で聞きたいことを投げきれなかったというご意見もありましたが、今後はさらにご満足いただけるかたちで開催できるよう、運営方法もブラッシュアップして参ります。

「Shopらん/店舗matic」の小規模ユーザー会、ストコミュ!は今後も開催予定です。
参加してみたい!というユーザーさまはぜひお気軽にご参加ください。

そのほか、活用を深めていただくためのハンズオントレーニングなどもユーザー様向けに実施しております。こんな業務を「Shopらん/店舗matic」で実現したい!などありましたらこちらもぜひご参加ください。

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