はじめまして、Shopらん開発チームの花房です!
2020年6月24日(水)に「ストコミュ!(※1)」をオンラインで開催しました。
第3回目となる今回は、12社14名の方にご参加いただき、3社のお客さまに事例を発表していただきました。テーマは”今やるべき「Shopらん/店舗matic」活用術”。 現在まだ新型コロナウィルスの流行が収まったとまでは言えないものの、ある程度落ち着きを見せている状況ということもあり、3社とも、コロナ渦でどういうインパクトがあって何が課題だったか、それに対してどのように「Shopらん/店舗matic」を活用したかについて発表していただきました。
今回は、その内容をすこしだけご紹介させていただきます。
新型コロナウィルス流行の影響を受けて、さまざまな変化がありました。
この変化に対応するため「組織のフラット化」を実施しました。本社/店舗/事業別…といった形で組織が別れていましたが、これらをすべてフラットにすることで「聞いてはいけないんじゃないか」というような空気がなくなり、風通しが良くなったと感じています。また、アパレルでは「パソコン苦手です」というようなIT苦手な方も少なくないのですが、物理的に外に出られないという状況になったことで、オンライン訪店、オンライン商談、社内の情報共有に動画を使おう、といったかたちでIT活用に対して前向きに変わってきています。
その他にも新事業として、医療分野でガウンを作るのはどうか?など新しい挑戦についても検討しています。
このような変化がたくさんある状況の中で、コミュニケーションの課題も新たに出てきています。
花房:マネージャーさんの継続的な改善が最終的にスタッフへ熱意が伝わり、V字回復を呼んだという話に感銘を受けました。組織を動かしていくためには、自ら実践し周りを巻き込んでいく難しさと粘り強い継続が重要なことだと気付きました。最近では、「好事例の共有」のような業務にShopらんを活用しているユーザー様も多く、事例も増えてきていますのでお役立ちできそうです!
コロナ渦において、店舗の人手が少なくなっていましたが、やるべきことは逆に多くなっていました。
この状況に対応するために、普段よりも、店舗への情報量を抑えて発信する工夫を強化しました。
例えば、店頭ではお客さまから近隣店舗などの営業状況を質問されることが多く、店舗スタッフは最新の営業状況をお客さまにお答えする必要があります。
しかし、この情報は刻々と変化する情報でもあります。状況が更新されるたびに最新の情報を店舗に伝えなければならないのですが、この情報を毎日店舗に送っていると店舗が受け取るお知らせの量が増えてしまいます。
そのため、休業情報や営業時間の短縮情報は、お知らせのメンテナンス機能を活用し添付ファイルのみを差し替えるように対応しました。また、添付ファイルを差し替えたお知らせには「更新マーク」を付けることで、店舗が見た際に更新されたということが分かるように工夫しました。
お知らせの量のコントロールには普段から気を使っているのですが、コロナ禍の状況においても店舗の負担を上げないように、このような工夫を行っていました。
店舗でのアルコール消毒液の残量については毎週把握しておく必要があります。 そのため、初めて定期報告機能を活用してみました。 週ごとに状況が確認できるのはよかったのですが、コロナ禍の状況で急に使い始めたことや、定期報告を使うのが初めてだったこともあり、店舗でのオペレーションの確立は難しかったです。 その対処として、エリア毎にフォロー・管理してもらうようにしました。
花房:今までは使ったことのなかった機能を使うようになった反面、コロナの急さもあり、コロナによる予期できない状況や新しいやり方を周知させていくことの難しさを感じました。
コロナの影響により、この「緊急」 にあたるお知らせの発信数が4月には通常の4倍に増加しましたが、それ以降は減少しています。コロナ禍でなくとも、店舗へは余計な連絡をしない/わかりやすく伝えることは重要です。そのため、当社ではお知らせを発信する際に、下記のようにルールを細かく規定しています。
店舗-本部間はこれまでどおりShopらんでコミュニケーションができるので問題なかったが、本部のなかで「在宅勤務」という新たなロケーションが加わりました。 出勤している本部社員と在宅勤務をしている本部社員との間では、「システム化されていないorシステム連携されていない部分」でコミュニケーションロスが発生し、ストレスになっていました。 そのため、本部内ではGSuiteの活用をはじめました。店舗から本部への問い合わせ事項のうち、QA表に存在せず担当者にエスカレーションが必要なものは、速やかにチャット(Google Chat)に通知されるような連携を用意しました。そこから在宅勤務者含めて二次対応するという仕組みを作りました。 7月にリリースされるShopらんの最新バージョンでは、GSuiteとの連携機能や本部関係者へのお知らせ発信もできるようになるそうなので、本部-店舗間だけでなく本部内におけるコミュニケーション改善に取り組んでいきたいと思います。 この他にも、Shopらんの業務アプリを外部システム(本部ワークフロー)と連携させたり、FAX業務で残っているものを順次業務アプリに移行していく予定です 。
花房:やはり規模の大きい組織において発信方針の曖昧さを減らしてしっかりと確認のフローを組むことは、店舗への情報を氾濫させないためにとても有効なプラクティスだなと感じました。また、GSuiteとの連携機能もさっそく検討していただいているようで、開発担当者としてとてもうれしく思いました!
こちらには紹介しきれませんでしたが、LT発表のあとはLT発表ユーザー様への質問大会や参加者同士による、活用方法についても話し合いました。
オンラインということもありチャットで質問を受け付けたりと、試行錯誤しながらの開催で聞きたいことを投げきれなかったというご意見もありましたが、今後はさらにご満足いただけるかたちで開催できるよう、運営方法もブラッシュアップして参ります。
「Shopらん/店舗matic」の小規模ユーザー会、ストコミュ!は今後も開催予定です。
参加してみたい!というユーザーさまはぜひお気軽にご参加ください。
そのほか、活用を深めていただくためのハンズオントレーニングなどもユーザー様向けに実施しております。こんな業務を「Shopらん/店舗matic」で実現したい!などありましたらこちらもぜひご参加ください。
※1ストコミュ!とは
ストコミュ!は、「Shopらん/店舗matic」のユーザーさまのための、少人数・小規模の情報交換会です。 チェーンストア・オペレーションにおける、みなさまの工夫やアイデアを共有し、 ベストプラクティスを共に育むためのユーザーコミュニティ活動です。