第12回「ストコミュ！」開催レポート
-ベテランユーザーに聞く！すぐに役立つ活用術-

初めまして。マーケティンググループの根来です。2022年11月11日（金）に第12回目となる「ストコミュ！（※1）」をオンラインで開催しました。

今回のテーマは「ベテランユーザーに聞く！すぐに役立つ活用術」です。9社17名の方にご参加いただき、「Shopらん」導入歴の長い先輩ユーザーさまより、すぐに実践できる運用方法について共有いただきました。後半では、事前に回答をいただいたアンケートに沿ってディスカッションをおこないました。今回のレポートでは、各社さまに紹介いただいた内容を共有します。

1：某外食チェーンA社さまのお取り組みご紹介

「Shopらん」導入歴4年半になる某外食チェーンA社さまより、導入時から取り組んできたことや運用のポイントについて、上手くできたこと・大変だったことも踏まえてお話いただきました。

1-1「Shopらん」導入までに取り組んだこと

■導入までにおこなったこと

本部向けと店舗向けにそれぞれ施策をおこないました。
まず本部向けには、既存の「Shopらん」マニュアルを元に社内の独自用語に変換した運用ガイドを作成し配布しました。また、お知らせを発信する部門管理者に向けて、お知らせ作成方法の説明会を実施しました。
そして店舗向けには、最低限の基本的な「Shopらん」使い方をまとめた運用ガイドを作成しています。現場の方でも利用できるよう、わかりやすい言葉で記載しています。また、店長向けの説明会も実施し、機能の話だけでなく「Shopらん」導入の目的、解決したい課題を明確に伝えることを意識しました。

■試験運用

2週間、先行店への導入を経て、全店導入をおこないました。先行店では「お知らせ」機能のみ運用をおこないましたが、全店導入時には「業務アプリの利用」「緊急のお知らせをPOSレジに表示させるAPI連携」の運用を始めることができました。導入前はばたばたしましたが、事前に準備を進めてきたおかげで導入直後は特に問題も生じませんでした。

1-2「Shopらん」運用のポイント

以下の4つのステップに沿って運用のライフサイクルを回しています。

運用ルールの決定

「Shopらん」とそのほかコミュニケーションツールの使い分けを整理しました。特にメールとの使い分けを重視して考えました。メールは送り手にとって指示が出しやすい反面、集約が面倒であるため、社内ではメールでの業務指示は禁止にして、「Shopらん」を使うと便利になることを社内でアピールしました。

運用ルールに基づく「Shopらん」の設定

運用が煩雑にならないよう、お知らせの発信ルールを4つのポイントで細かく設定しました。

①重要度の定義

②ひな形の作成

お知らせの目的に応じてひな形を作成し使い分けています。これにより店舗にとってわかりやすい情報を届けることができます。ひな形のポイントは以下の通りです。

• 何についてのお知らせか、すぐにわかるタイトル
• どこに何が書かれているのかが、分かるレイアウト
• やって欲しいことを明確に記載する
• 難しい漢字や表現、専門用語、誤字脱字がない

③発信タイミング

お知らせ発信時間を出社時刻の10時と、ランチピーク後の18時にすることで、店舗が何度もお知らせを見に行かなくても済むようにしています。

④発信頻度

同じような指示が複数の部門から来てしまう、特定の日に業務指示を含むお知らせが集中してしまう…といったことを避けるため、各部署が事前にお知らせの発信数を計画しています。また、以下の発信ルールを設けています。

• 毎月1日までに翌月分の計画登録をおこない、内容は精査された後に発信される
• 計画外のお知らせは、発信するには部門の最高責任者の承認を必要とする

運用から定着

定期的なモニタリングによる、運用状況の課題管理をおこなっています。
本部側では、ゲートキープ担当による運用ルール順守の確認や、店舗からの「Shopらん」の改善要望にしっかりと耳を傾けるようにしています。また、店舗側に日々使ってもらうために、「Shopらん」の利用状況、お知らせの既読状況、指示業務の実施状況を確認しています。

公開の承認機能

• お知らせ承認者に提出する前に、関係者と事前に内容を確認する
• 各部門に1人ずつ配置されている承認者が確認
• 週一回の精査ミーティングにてゲートキーパーがお知らせの精査
• 最終確認を経て、お知らせを発信する

改善

定期的な運用ルールの見直しや、現状の業務で「Shopらん」に移行できる業務がないかの棚卸や利用していない機能の活用検討をおこなっています。ここでは「Shopらん」サポートサイトのオンラインガイドの活用もおこなっています。
また、週に一回発信されるリリース情報をチェックし、新機能の活用も社内で検討しています。

1-3業務アプリの活用

下記のライフサイクルに沿って業務アプリの作成、運用を進めています。
業務アプリを作成することで業務が改善するのか、お店の作業が楽になるのかを基準に、作成するかどうかを決めています。また、店舗が利用するデバイスに最適化されるレイアウトで作成することを徹底しています。

1-4マスタ運用・システム連携

WebAPI、Webhook、RPA などを使って、「Shopらん」と他システムとの連携をおこなっています。

連携の一例：

• 店舗システム・店舗マスタと連携し、店舗ユーザーを自動更新
• 緊急のお知らせをPOSレジに表示
• 業務アプリと社内ワークフローシステム連携し、ワークフローのステータスを自動更新
• 業務アプリで出力したCSVファイルのデータを、RPAを使って社内管理ファイルに登録

2:各社取り組みや先輩ユーザーに聞きたいことについて
ディスカッション

ここからは、各社さまから事前に回答いただいたアンケートに沿ってディスカッションをおこないました。今回、先輩ユーザーとして、某外食チェーンA社さま以外に、某書店B社さま、某小売業C社さまにもご参加いただきました。

2-1運用ルールで取り入れてよかったもの

2-2先輩ユーザーへ聞いてみたい話

3.ご参加いただいた感想

「Shopらん/店舗matic」の小規模ユーザー会、ストコミュ！は今後も開催予定です。
参加してみたい！というユーザーさまはぜひお気軽にご参加ください。

店舗編、本部編など使う方ごとにわかりやすいマニュアルを業務別に動画で公開しています。それぞれ操作方法を詳しくご説明しています。(例：定期報告編/フォーム編集編/業務アプリ編/売場ノート編)
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また、個別に相談したい場合は下記よりお打ち合わせのご予約も承っております。 こちらもぜひご活用ください。
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